Dans un environnement numérique de plus en plus réglementé, les entreprises sont exposées à de nombreux risques de non-conformité. Les risques financiers et réputationnels qui pèsent sur leur activité menacent leur compétitivité, parfois même leur pérennité. RGPD, LCEN, Loi Informatique et Libertés, Code de la Consommation… les réglementations peuvent déstabiliser, surtout lorsque l’entreprise ne dispose pas des compétences en interne pour maîtriser les subtilités de chaque loi.
Dans cet article, Data Enso explore l’apport des outils de Data Quality Management (DQM) dans l’effort de conformité des données dans les fonctions vente et marketing.
La non-conformité au RGPD : des risques financiers et réputationnels
Les risques liés à la non-conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) peuvent menacer la compétitivité, voire la pérennité des entreprises, avec à la fois des répercussions financières et réputationnelles importantes.
En matière de sanctions financières, les entreprises risquent des amendes pouvant atteindre 4 % de leur chiffre d’affaires mondial annuel ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé, en cas de violation des principes fondamentaux du RGPD, comme le traitement illicite des données personnelles. Même des infractions « moins graves » peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires mondial annuel ou 10 millions d’euros… et ces sanctions ne sont pas simplement dissuasives. En 2022, les pénalités infligées aux entreprises pour le non-respect du RGPD se sont élevées à 832 millions d’euros à l’échelle mondiale.
En plus des sanctions financières, la non-conformité au RGPD peut entraîner des conséquences réputationnelles graves. En effet, la violation de la protection des données conduit à l’érosion de la confiance et de la fidélité des clients, à fortiori lorsque l’on sait que les incidents doivent être signalés aux autorités de contrôle et, dans certains cas, aux individus concernés, ce qui peut entraîner une couverture médiatique négative et un bad buzz.
Le rôle des solutions de Data Quality dans la conformité au RGPD
Les entreprises doivent donc s’outiller pour assurer leur conformité au RGPD et se protéger des risques financiers et réputationnels qui menacent leur compétitivité.
#1 Le principe d’exactitude du RGPD
Le RGPD prône le principe d’exactitude. Selon l’article 5, les données personnelles doivent être « exactes et, si nécessaire, tenues à jour ». Ce principe a une double implication. Premièrement, cela signifie que lors de la collecte initiale des données, les entreprises doivent s’assurer qu’elles sont correctes. Deuxièmement, cela impose une obligation de maintenir l’exactitude des données au fil du temps. Ce qui peut sembler simple en théorie se révèle souvent un défi majeur en pratique.
Les entreprises traitent des quantités de données importantes, avec un risque d’obsolescence élevé. Les prospects et les clients déménagent, changent d’emploi, modifient leurs préférences de contact, etc. Ces événements viennent donc polluer les bases de données, avec des implications business mais aussi un risque de non-conformité au RGPD. C’est ici que les solutions de gestion de la qualité des données (Data Quality Management ou DQM) entrent en jeu. Ces outils informatiques aident les entreprises à maintenir la précision, la cohérence et la pertinence de leurs données à la collecte (au niveau des formulaires de contact), puis au fil du temps à travers plusieurs fonctionnalités clés :
- Nettoyage des données : les solutions DQM peuvent identifier et corriger les erreurs dans les données comme les erreurs de frappe, les fautes d’orthographe ou les formats incorrects. Ces outils utilisent généralement des algorithmes avancés pour repérer les anomalies qui peuvent indiquer une erreur ;
- Mise à jour des données : les solutions DQM peuvent également aider à maintenir les données à jour. Par exemple, elles peuvent être configurées pour signaler les données qui n’ont pas été mises à jour depuis un certain temps ou pour intégrer des données provenant de sources externes fiables pour maintenir l’actualité des informations ;
- Déduplication des données : les solutions DQM peuvent repérer et éliminer les doublons dans les bases de données. C’est une fonctionnalité essentielle pour respecter le principe d’exactitude du RGPD, car les doublons peuvent conduire à des erreurs de traitement des données et à des inexactitudes.
#2 Le principe de minimisation des données du RGPD
Le RGPD exige également que les données soient « limitées à ce qui est nécessaire » pour les objectifs pour lesquels elles sont traitées. C’est ce que l’on appelle la « minimisation des données ». En éliminant les doublons et en nettoyant les données inutiles ou obsolètes, les outils DQM qui embarquent des fonctionnalités de dédoublonnage contribuent à cet objectif et donc à la conformité de l’entreprise au RGPD.
#3 Le droit à la portabilité des données du RGPD
Enfin, le RGPD donne aux individus le droit à la portabilité de leurs données. En somme, l’internaute est en droit de demander à une entreprise de lui fournir les données qu’elle détient à son sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Il permet également à la personne d’exiger que ces données soient transférées directement à une autre entreprise.
L’objectif de ce droit est de donner aux individus davantage de contrôle sur leurs données personnelles. Ce droit de portabilité est couramment exercé par les consommateurs dans les secteurs des services financiers et des télécommunications, où l’on change de fournisseur tout en gardant les mêmes données. Avec les bons outils de Data Quality Management, les entreprises peuvent garantir ce droit à leurs clients et prospects et rester dans la conformité au RGPD.
Les outils DQM et les autres lois en vigueur
Le RGPD est sans doute l’enjeu de conformité numéro un pour les entreprises au vu des risques encourus, mais d’autres lois imposent également aux entreprises d’accorder une attention particulière à la brique Data de leur activité. Quelques exemples :
- Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique (LCEN) : elle impose des obligations à la collecte et à la conservation des données de connexion, à l’envoi de communications commerciales par voie électronique et à la responsabilité des hébergeurs et des fournisseurs d’accès à internet. Les sanctions pour non-respect peuvent atteindre 75 000 euros pour les personnes physiques et 375 000 euros pour les personnes morales. En assurant l’exactitude et la pertinence des données utilisées pour les communications commerciales, les solutions DQM contribuent à éviter ces sanctions.
- Loi Informatique et Libertés : ce texte de loi impose aux entreprises des obligations supplémentaires en matière de traitement des données, notamment le respect des droits des individus, la sécurité des données et, dans certains cas, la nomination d’un délégué à la protection des données. Le non-respect de cette loi peut entraîner des sanctions financières importantes pouvant aller jusqu’à 3 millions d’euros (voir le cas Voodoo de janvier 2023). Là encore, les outils DQM facilitent la conformité en garantissant l’exactitude, la mise à jour et l’organisation rationnelle des données.
- Le Code de la consommation établit des règles concernant l’usage des données personnelles. Il définit les droits des consommateurs en matière de démarchage téléphonique et de prospection directe. Les outils de DQM permettent d’assurer le respect de ces règles en garantissant la précision des données de contact utilisées dans ces activités.
Data Enso vous outille pour verrouiller votre conformité
Les réglementations liées au respect de la confidentialité des données et au bon usage du capital Data de l’entreprise peuvent déstabiliser par leur complexité mais aussi par les risques encourus.
Pour vous aider à verrouiller votre conformité, Data Enso met à votre disposition une large gamme de solutions de Data Quality Management qui fiabilisent vos bases de données pour en faire des leviers de performance, dans le respect des lois en vigueur. Notre objectif : vous permettre de vous concentrer sur votre activité et de stimuler la croissance de votre entreprise en toute sérénité. Découvrez nos solutions de Data Quality Management et demandez votre accès test dès maintenant.