Le principe d’exactitude du Règlement général sur la protection et la validation des données reste peu médiatisé, dans la mesure où les publications de la CNIL à son sujet sont relativement discrètes.
Pourtant, comme tous les principes du RGPD, il conditionne la conformité des entreprises. Le négliger, c’est prendre le risque d’essuyer des amendes colossales qui peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires.
RGPD : comprendre le principe d’exactitude
Le quatrième principe du RGPD se réfère à l’exactitude et au caractère actuel des données à caractère personnel collectées par les entreprises. Il implique que :
- Les données personnelles soient exactes et, si nécessaire, tenues à jour
- Toute donnée inexacte par rapport aux finalités pour lesquelles elle est traitée soit effacée ou rectifiée.
Ce principe s’applique dans toute la durée de vie de la donnée, depuis sa collecte (formulaire de contact par exemple) jusqu’à son traitement à des fins marketing, commerciales ou administratives.
Pour rappel, et conformément au cinquième principe du RGPD, les entreprises doivent limiter la conservation des données à caractère personnel collectées à :
- Trois ans dans le cas des données de personnes inactives dans la base de données. Pour les conserver plus longtemps, elles doivent être rigoureusement anonymisées
- 13 mois avant de redemander le consentement explicite des personnes concernées par ces données (via cookies)
- Si la personne concernée exerce son droit d’accès, l’entreprise est sommée d’y répondre dans un délai d’un mois, avec un délai de tolérance de deux mois si la requête est complexe. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter la fiche de la CNIL à ce sujet.
Conformément au principe d’exactitude, les entreprises sont donc tenues de fiabiliser les données à caractère personnel qu’elles collectent. Les solutions de validation des données permettent de mettre en œuvre cet aspect pour assurer leur conformité.
La validation des données et le principe d’exactitude du RGPD
Les solutions de validation de données, qu’elles soient mobilisées en temps réel pour les informations à collecter ou en curatif pour les bases de données existantes, favorisent la conformité des entreprises au principe d’exactitude du RGPD.
- La validation des données en temps réel
La validation des données en temps réel permet aux entreprises de se conformer au principe d’exactitude du RGPD en vérifiant la donnée au moment de sa saisie, que ce soit dans un formulaire de génération de leads, une application ou tout autre moyen de collecte.
Concrètement, lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire en ligne, la solution de validation des données en temps réel vérifie immédiatement l’exactitude de chaque champ. Elle peut, par exemple, confirmer la validité d’une adresse email, le format d’un numéro de téléphone ou la véracité d’un code postal. Si des erreurs sont détectées, l’utilisateur est immédiatement invité à les corriger.
En clair, seules des données correctes (sur la forme) sont enregistrées, conformément au principe d’exactitude du RGPD.
- La validation des données en curatif
Cette approche consiste à analyser et corriger les données déjà stockées dans les systèmes de l’entreprise pour s’assurer qu’elles restent précises, à jour, au bon format et conformes aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Une solution de validation des données en mode batch va par exemple analyser les BDD pour identifier les incohérences, les doublons et les informations obsolètes ou inexactes. Elle révèlera par exemple des numéros de téléphone incorrects, des adresses postales au mauvais format ou inexistantes, des entrées en double ou encore des données manquantes.Â
Une fois ces problèmes identifiés, la solution lancera le nettoyage, la correction et éventuellement l’enrichissement de la BDD à partir de sources fiables et vérifiées.
Cette pratique de Data Quality Management répond directement au principe d’exactitude du RGPD, puisqu’elle permet aux entreprises de rectifier ou d’effacer les données inexactes et de mettre à jour les informations obsolètes.
| 💡 Le droit à la rectification des données |
Le droit à la rectification, inscrit dans l’article 16 du RGPD, est une conséquence directe du principe d’exactitude. Il donne aux individus le droit d’exiger des organisations qui traitent leurs données personnelles de corriger sans délai toute information inexacte les concernant. La CNIL stipule que « toute personne peut faire rectifier, compléter, actualiser, verrouiller ou effacer des informations la concernant lorsqu’ont été décelées des erreurs, des inexactitudes ou la présence de données dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ». Les solutions de validation des données, qu’elles soient en temps ou réel ou en curatif, permettent aux entreprises d’assurer leur conformité à cette obligation. |
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Mettre en place une stratégie de Data Quality, c’est prévenir les sanctions lourdes prévues en cas de violation du RGPD : jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
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